FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Oficina Productora:
Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto:
Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias, traslado de cargo, eliminación o conservación.
Registro de entrada:
Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia
(Año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.
Número de orden:
Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.
Nombre de la Serie,
Subserie o Asuntos:
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Fechas extremas:
Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
Unidad de conservación:
Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
No. de folios por Carpeta:
Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
Observaciones:
Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal.
De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
Soporte:
Se utilizará para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Frecuencia de consulta:
Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación.
Elaborado por:
Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.
Entregado por:
Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario o la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.
Recibido por:
Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
ACUERDO 42 DEL 2002
Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión
Las entidades a la que se le aplica este acuerdo deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con su tabla de retención documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
El respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación, y custodia del archivo de gestión de su dependencia.
Criterio para la organización de archivos de gestión
1. la organización de los archivos de gestión deben basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada
2. La pretura identificación de las carpetas deben reflejar la serie y subsidies correspondientes a cada unidad administrativa.
3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta la fecha más reciente se encontrara al final de la misma.
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, Estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación consulta y control
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación dicha información general Sera: fondo, sección, subsección, serie y subserie número de expediente, numero de folios y fecha extremas, numero de carpeta y numero de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la tabla de retención documental se elaborara un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciado el formato único de inventario regulado por el Archivo General de la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificaran así :Código de la dependencia cuando se trate de transferencia primarias, fondo, sesión, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso identificados con el número que le corresponde numero consecutivo de caja , número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
Parágrafo: Los documentos de apoyo no se consignaran en la tabla de retención documental por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia
Consulta de documentos.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otra dependencia o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte
Si el interesado desea que se expidan copias o fotocopias, esta las autoriza el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se halla delegado esa facultad en la respectiva oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta
Prestamos de documentos:
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otras dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigna la fecha, identificación completa del expediente número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente, vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá ser exigible su devolución inmediata.
NTC 4095
NORMA GENERAL PARA LA PRESCRIPCION ARCHIVISTICA
Contiene glosario de términos, formato de descripción archivística y área de documentos asociados.
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